Contoh Biaya Operasional: Panduan untuk Bisnis dan Instansi

By /

Jakarta, opinca.sch.id – Pernah dengar istilah ‘Contoh Biaya Operasional’?
Bagi banyak orang, itu hanya sekadar istilah dalam laporan keuangan. Tapi buat para pelaku bisnis, manajer sekolah, pengurus yayasan, atau admin instansi, istilah ini bisa jadi jantung pengambilan keputusan harian. Salah kelola? Bisa merembet ke gaji pegawai, tagihan listrik, bahkan eksistensi organisasi itu sendiri.

Kali ini, saya tidak akan membahas biaya operasional dari balik tumpukan teori. Kita akan mengupasnya dari kisah-kisah nyata, contoh konkret, dan refleksi di lapangan. Artikel ini cocok untuk para pemilik UMKM, bendahara sekolah, hingga pelajar akuntansi yang ingin tahu lebih dalam tentang bagaimana “Contoh Biaya Operasional” itu bekerja—dan berperan dalam menjaga keberlanjutan lembaga apa pun.

Apa Itu Contoh Biaya Operasional? Bukan Cuma Angka di Excel

Contoh Biaya Operasional

Sebelum masuk ke contoh biaya operasional, kita perlu sepakat dulu: apa yang dimaksud dengan biaya operasional?

Secara umum, Contoh Biaya Operasional (operational cost) adalah pengeluaran yang dikeluarkan secara rutin untuk menjalankan kegiatan utama dari sebuah organisasi atau bisnis. Ini bisa harian, mingguan, bulanan, bahkan tahunan.

Ciri-ciri utama biaya operasional:

  • Diperlukan agar kegiatan pokok bisa berjalan

  • Terjadi secara berulang

  • Tidak langsung menambah aset tetap

Contohnya? Mulai dari gaji karyawan, listrik kantor, air, internet, biaya ATK, konsumsi rapat, sampai maintenance perangkat—semua masuk.

Perlu dibedakan dengan:

  • Biaya modal (capital expenditure): misalnya beli komputer baru, mobil dinas, atau bangunan

  • Biaya tak terduga/non-operasional: seperti denda, bunga pinjaman, atau sumbangan

Contoh Biaya Operasional dalam Bisnis Kecil dan Menengah (UMKM)

Saya pernah ngobrol dengan Bu Rini, pemilik usaha katering rumahan di Yogyakarta. Ia bilang begini:

“Dulu aku pikir biaya operasional itu cuma belanja bahan baku. Ternyata pas dihitung, gas, air galon buat tim, bensin motor buat antar pesanan, pulsa admin, sampai iuran keamanan lingkungan, itu semua biaya operasional juga.”

Contoh Biaya Operasional UMKM:

  • Gaji pegawai harian/lepas: untuk koki, helper dapur, kurir

  • Bahan bakar kendaraan antar jemput: bensin motor, servis ringan

  • Tagihan air dan listrik dapur produksi

  • Biaya belanja bahan pelengkap (bumbu, plastik, kertas nasi, tisu)

  • Pulsa & kuota admin penjualan

  • Biaya langganan software kasir atau marketplace

  • Biaya kebersihan (sapu, pel, desinfektan)

Semua biaya itu harus dicatat harian atau mingguan, karena kalau tidak, potensi untung bisa habis tanpa terasa.

Insight:

UMKM sering gagal bukan karena produknya jelek—tapi karena biaya operasional membengkak tanpa kontrol.

Contoh Biaya Operasional di Sekolah dan Lembaga Pendidikan

Kalau kamu adalah guru, kepala sekolah, bendahara yayasan, atau staf tata usaha, bagian ini penting banget.

Sekolah juga punya Contoh Biaya Operasional rutin:

  • Honor guru dan tenaga kependidikan

  • Listrik ruang kelas, laboratorium, dan kantor

  • Pembelian alat tulis kantor (ATK)

  • Biaya kebersihan dan pengangkutan sampah

  • Langganan internet dan sistem e-learning

  • Pemeliharaan fasilitas (perbaikan bangku, AC, komputer)

  • Uang makan rapat dinas

  • Transportasi kegiatan belajar luar sekolah

Studi Kasus:

SMP Swasta di Bekasi punya 260 siswa. Meski dapat subsidi BOS, mereka tetap harus menutup biaya operasional lewat iuran SPP.

Dari analisis bulanan, biaya operasional terbesar ada di:

  1. Gaji guru (60%)

  2. Listrik + internet (12%)

  3. Kebersihan + ATK (10%)

  4. Pemeliharaan gedung (9%)

  5. Biaya kegiatan siswa (9%)

Sekolah yang tidak mencatat biaya operasional secara rutin bisa mengalami defisit tahunan—padahal pemasukan stabil. Itu sebabnya, manajemen keuangan sekolah harus melek laporan keuangan dan efisiensi biaya.

Contoh Biaya Operasional di Instansi Pemerintahan atau Lembaga Publik

Lembaga pemerintah, BUMN, atau yayasan nirlaba juga punya beban biaya operasional yang tidak kecil.

Contoh Biaya Operasional di Instansi Publik:

  • Gaji ASN atau staf kontrak

  • Biaya listrik dan air kantor pelayanan

  • Langganan software administrasi (e-office, e-budgeting)

  • Perjalanan dinas (tiket, hotel, uang harian)

  • Biaya surat menyurat dan arsip

  • Pemeliharaan kendaraan dinas

  • Honor narasumber acara sosialisasi

  • Pengadaan ATK dan cetakan formulir

Insight:

Instansi publik dituntut akuntabel dan transparan. Itu sebabnya setiap pos biaya operasional harus tercatat, bisa diaudit, dan bisa dipertanggungjawabkan. Bahkan untuk biaya sekecil konsumsi rapat, harus ada nota sah dan dokumen pendukung.

Strategi Mengelola Biaya Operasional Secara Efisien

Punya daftar contoh biaya operasional tidak cukup. Tantangan sebenarnya ada di bagaimana mengelolanya agar tidak membengkak dan tetap efektif.

Berikut strategi dari pelaku bisnis dan lembaga yang sudah teruji:

a. Catat Harian dan Bulanan

  • Gunakan aplikasi sederhana seperti Google Sheet, Notion, atau Jurnal.id

  • Minta setiap pengeluaran sekecil apa pun dicatat

b. Kelompokkan Biaya

  • Buat kategori: gaji, utilities, alat tulis, transportasi, komunikasi, dll

  • Ini penting untuk analisis bulanan

c. Evaluasi Rutin

  • Lihat: biaya mana yang meningkat drastis? Mana yang tidak produktif?

  • Hapus atau ubah sistem jika ada biaya rutin yang tidak memberikan nilai tambah

d. Gunakan Sistem Approval

  • Semua pengeluaran harus ada proses pengecekan sebelum realisasi

  • Buat alur pengajuan – verifikasi – realisasi – pelaporan

e. Libatkan Semua Pihak

  • Jangan hanya bendahara yang pegang data. Semua divisi sebaiknya aware dengan biaya yang mereka keluarkan.

Penutup: Contoh Biaya Operasional Bukan Masalah, Tapi Cermin Kesehatan Organisasi

Biaya operasional adalah denyut nadi dari setiap sistem kerja.
Kalau denyutnya terlalu cepat (bengkak), sistem bisa lelah dan kolaps. Kalau terlalu pelit (kekurangan), sistem jadi kaku dan tidak berkembang. Maka, kuncinya adalah keseimbangan—dan itu hanya bisa dicapai jika semua orang dalam organisasi paham contoh biaya operasional, dan tahu bagaimana mengelolanya.

Mulailah dari hal kecil:

  • Catat semua pengeluaran

  • Diskusikan dengan tim

  • Bandingkan bulan ke bulan

Karena kadang, kesalahan bukan pada pemasukan yang kurang—tapi pada pengeluaran yang tak terkontrol.

Baca Juga Artikel dari: Learning Support: Tulang Punggung Operasional Pembelajaran

Baca Juga Konten dengan Artikel Terkait Tentang: Management

Author

Scroll to Top