Jakarta, opinca.sch.id – Di balik lancarnya layanan restoran cepat saji, tertibnya distribusi barang di e-commerce, atau bahkan keteraturan pelaporan keuangan bulanan di perusahaan—ada satu sistem yang bekerja nyaris tanpa terlihat: operational.
Lebih spesifik lagi, perannya dimainkan oleh para pelaksana tugas operasional, atau sering disebut bagian operational. Mereka bukan wajah utama brand, tapi merekalah roda penggerak utama agar seluruh proses berjalan presisi, efisien, dan hemat biaya.
Tapi… pertanyaannya, sebenarnya seperti apa sih tugas operational itu? Dan mengapa mahasiswa maupun fresh graduate wajib mengenalnya, bahkan bila mereka bukan dari latar belakang logistik atau manajemen?
Di sinilah artikel ini akan menggali lebih dalam. Bukan hanya menjabarkan daftar pekerjaan harian seorang staf operational, tapi juga membongkar makna strategis di balik peran tersebut—yang makin relevan di era digital dan dinamis seperti sekarang.
Definisi dan Lingkup Tugas Operational
Tugas operational bisa sangat luas tergantung bidang industrinya. Namun secara umum, pekerjaan ini berfokus pada pengelolaan dan pengawasan aktivitas rutin organisasi agar berjalan efektif dan sesuai standar yang ditentukan.
Apa Saja yang Termasuk Tugas Operational?
-
Pemantauan Proses Harian: Memastikan semua kegiatan produksi, distribusi, layanan pelanggan, hingga maintenance berjalan sesuai jadwal.
-
Koordinasi Tim Lapangan: Mengatur shift kerja, menjadwalkan teknisi, atau memastikan armada logistik beroperasi dengan baik.
-
Pengolahan dan Analisis Data Operasional: Mencatat jumlah pengiriman, jam kerja, jumlah bahan baku, dan menganalisis efisiensinya.
-
SOP dan Dokumentasi: Menyusun, merevisi, dan menegakkan prosedur kerja standar (Standard Operating Procedure).
-
Laporan dan Evaluasi: Menyusun laporan mingguan/bulanan dan memberikan rekomendasi peningkatan proses kepada manajer atau direktur operasional.
Anekdot fiktif: Rangga, lulusan baru jurusan teknik industri, mendapatkan pekerjaan pertama sebagai staf operational di gudang pusat sebuah startup logistik. Tugas hariannya terlihat sederhana: mengecek dashboard pengiriman, mengatur ulang rute armada, dan mencatat penundaan. Tapi dalam dua minggu, ia sudah ikut menganalisis bottleneck pengiriman sore hari dan mengusulkan solusi rute baru—yang akhirnya menghemat Rp12 juta per bulan. “Aku pikir kerjaannya bakal mechanical banget, ternyata butuh logika dan komunikasi terus-menerus,” ujarnya.
Pembagian Peran dalam Tim Operational
Supaya lebih gampang dipahami, mari kita lihat struktur dasar tim operational di organisasi modern. Umumnya terdiri dari:
1. Staf Operational (Operational Staff)
Ini adalah garda terdepan pelaksanaan. Mereka bertugas mengeksekusi proses sesuai standar. Contohnya, di sektor logistik: staf operational memastikan barang diinput ke sistem, disortir, lalu dikirim tepat waktu.
2. Supervisor Operational
Biasanya mereka yang memiliki pengalaman di lapangan, berperan memimpin tim kecil, mengawasi efektivitas kerja, dan membantu menyelesaikan kendala teknis.
3. Manager Operational
Posisi strategis yang mulai berpikir jangka panjang. Tugasnya menyusun kebijakan operasional, memastikan ketercapaian KPI (Key Performance Indicator), dan berkolaborasi dengan divisi lain seperti finance, marketing, atau human resource.
4. Director of Operations / COO (Chief Operating Officer)
Di level ini, operasional dilihat sebagai strategi bisnis. Fokusnya bukan hanya kelancaran harian, tapi juga skalabilitas, efisiensi jangka panjang, hingga pengendalian biaya.
Struktur ini dapat berbeda-beda tergantung skala perusahaan, tetapi fondasi dasarnya tetap: bahwa tugas operasional tidak bisa dianggap enteng. Ia butuh koordinasi lintas tim dan pengambilan keputusan cepat.
Skill Penting untuk Menjalani Tugas Operational
Tugas operational bukan hanya soal kerja fisik atau sekadar menyelesaikan to-do list harian. Ia membutuhkan kombinasi kemampuan teknis, interpersonal, dan analitis. Berikut beberapa skill penting yang wajib dimiliki:
1. Manajemen Waktu
Karena tugas operasional sangat berbasis jadwal, keterlambatan satu langkah saja bisa berdampak pada keseluruhan alur kerja. Orang yang disiplin dan sigap sangat cocok di bidang ini.
2. Kemampuan Multitasking
Satu staf operational bisa menangani 5 hingga 10 hal sekaligus—mulai dari cek sistem, kirim email ke vendor, panggil teknisi, sampai bantu tim logistik memuat barang.
3. Analisis Data Dasar
Meski bukan data scientist, staf operational perlu paham dashboard, grafik performa harian, dan bisa membaca laporan sederhana. Misalnya, membaca efisiensi armada, jumlah kerusakan, atau jam kerja overtime.
4. Pemahaman SOP dan Regulasi Industri
Misalnya di industri makanan, ada regulasi sanitasi yang wajib dipatuhi. Di sektor logistik, ada aturan beban muatan dan pelaporan. Pemahaman ini menjauhkan tim dari risiko operasional.
5. Komunikasi Lintas Divisi
Staf operational tidak hanya bekerja dengan sesama tim, tapi juga berkoordinasi dengan supplier, vendor, HR, bahkan pihak eksternal seperti petugas keamanan atau customer service.
Tugas Operational di Era Digital: Adaptasi dan Transformasi
Era digital membawa tantangan baru bagi pelaksana tugas operasional. Otomasi, software ERP, dashboard real-time, dan AI monitoring mengubah cara kerja harian secara signifikan.
1. Automasi Tugas Manual
Misalnya, sistem check-in manual digantikan oleh fingerprint atau QR-code scanner. Pemantauan armada digantikan oleh GPS tracking real-time. Tugas staf bukan lagi mengecek satu per satu, tapi memastikan sistem berjalan dan mengintervensi saat ada kejanggalan.
2. Penggunaan Platform ERP
Enterprise Resource Planning seperti SAP, Odoo, Zoho, atau Oracle membuat seluruh alur kerja terintegrasi. Admin operational harus bisa input data, generate laporan, hingga berkolaborasi antar divisi melalui satu sistem.
3. Data Driven Decision Making
Tugas operational kini bukan hanya soal menyelesaikan pekerjaan, tapi juga membaca tren. Contohnya, staf gudang bisa menganalisis kenapa jumlah barang retur naik di hari tertentu, dan mengusulkan evaluasi sistem pengemasan.
Anekdot: Salsa, staf operational di sebuah platform makanan daring, mencatat bahwa banyak pengiriman bermasalah setiap Sabtu. Setelah melihat data, ternyata itu karena banyak vendor tidak aktif di akhir pekan, tapi sistem masih menjadwalkan pesanan. Dengan analisis itu, Salsa membantu tim TI memperbaiki algoritma penjadwalan.
Penutup: Tugas Operational, Pondasi yang Membentuk Masa Depan
Tugas operational sering kali dianggap “kerjaan belakang layar”, tapi tanpa mereka, organisasi tidak bisa bergerak. Dari pemrosesan kecil seperti update data stok, hingga keputusan besar seperti optimalisasi rute distribusi—semuanya tak lepas dari tangan-tangan orang yang paham operasional.
Bagi mahasiswa, terutama dari jurusan administrasi bisnis, teknik industri, atau manajemen logistik, pemahaman tentang tugas operational sangat penting. Dunia kerja tidak hanya butuh pemimpin, tapi juga pelaksana sistem yang tajam, cepat, dan bisa diandalkan.
Dan siapa tahu, dengan memulai dari staf operational hari ini, kamu bisa meniti jalur karier menuju posisi strategis di masa depan.
Karena di balik setiap sistem yang berjalan lancar… selalu ada satu tim kecil yang mengurus semua detailnya.
Baca Juga Konten dengan Artikel Terkait Tentang: Management
Baca Juga Artikel Dari: Implementation Solution: Solusi Efisien Terbukt Atasi Management!
