Jakarta, opinca.sch.id – Pernah ngerasain kerja di perusahaan yang kayaknya semua serba dadakan?
Contohnya begini:
Kamu masuk kantor jam 9, rekanmu datang jam 10. Proyek deadline minggu depan eh tiba-tiba harus presentasi sore ini. Email penting “nyangkut” karena nggak ada SOP siapa yang harus follow up. Semua serba multitasking tapi nggak ada yang selesai.
Itu bukan karena tim kamu malas. Tapi karena tidak ada yang namanya kebijakan operational yang jelas.
Saya pernah kerja di startup yang keren banget dari luar. Branding-nya top. Tapi di minggu pertama kerja, saya bingung: “Ini cara request cuti gimana ya?” Nanya ke HR, HR-nya bilang: “Coba tanya ke lead-nya.” Lead-nya jawab: “Oh itu bisa langsung isi di Excel aja.” Begitu dicek, Excel-nya terkunci dan nggak ada akses.
Itulah saat saya sadar:
Kebijakan operational itu bukan birokrasi ribet. Tapi petunjuk hidup.
Apa Itu Kebijakan Operational? Kenapa Ini Beda Jauh Sama Aturan Formalitas?
Mari kita mulai dari definisi yang sederhana.
Kebijakan operational (Operational Policy) adalah panduan sistematis yang mengatur bagaimana proses kerja dijalankan, siapa melakukan apa, kapan, dan bagaimana caranya. Ia menjembatani visi strategis dengan pelaksanaan harian.
Kata kuncinya:
-
Konsistensi
-
Efisiensi
-
Acuan bersama
Bayangkan kalau kamu jalanin bisnis tanpa kebijakan operational:
-
Orang marketing bikin promo tanpa koordinasi dengan finance
-
Tim produksi nggak tahu standar kualitas
-
Pelanggan kecewa karena layanan beda-beda tergantung siapa yang tangani
Dan kebijakan ini bukan soal satu-dua halaman aturan doang. Di dalamnya bisa ada:
-
SOP (Standard Operating Procedure)
-
Struktur organisasi
-
Panduan komunikasi
-
Protokol krisis
-
Manajemen risiko
Bedanya dengan aturan formalitas?
Kebijakan operational itu hidup. Dipraktikkan tiap hari. Sedangkan aturan yang cuma buat formalitas biasanya ngendap di folder server dan dilupakan.
Isi dan Struktur Kebijakan Operational yang Baik: Bukan Cuma Panjang, Tapi Harus Kontekstual dan Adaptif
Mari kita bedah: apa aja sih yang biasanya ada di dalam kebijakan operational yang baik?
1. Tujuan dan Ruang Lingkup
Misalnya: “Dokumen ini mengatur proses layanan pelanggan untuk seluruh tim CS, baik onsite maupun remote.”
Tujuan harus jelas. Siapa yang kena dampaknya juga harus disebut.
2. Definisi dan Istilah
Misalnya, “respon cepat” didefinisikan sebagai “balasan pertama dalam 1×24 jam sejak tiket masuk”.
Ini penting biar nggak multitafsir.
3. Prosedur Langkah-demi-Langkah (SOP)
Contoh:
-
Langkah refund pelanggan
-
Cara on-boarding karyawan baru
-
Protokol shift saat long weekend
4. Tanggung Jawab Tiap Pihak
Bukan cuma “Si A harus mengawasi Si B,” tapi juga harus jelas siapa yang ambil keputusan final, siapa yang backup.
5. Skenario Khusus dan Penyesuaian
Kebijakan yang baik menyertakan pengecualian. Misalnya:
“Jika sistem down lebih dari 6 jam, maka metode manual berikut digunakan…”
6. Lampiran dan Template
Formulir cuti, template kontrak, dan dokumen pendukung lain.
Semua itu bukan buat gaya-gayaan. Tapi supaya saat masalah terjadi, tim nggak panik. Karena udah ada jalur resmi yang bisa diikuti.
Studi Kasus Nyata: Saat Kebijakan Operational Jadi Game Changer di Tengah Krisis
Ingat pandemi COVID-19 tahun 2020? Banyak bisnis kolaps, tapi ada juga yang justru survive—bahkan tumbuh.
Salah satu faktornya? Kebijakan operational yang fleksibel dan siap krisis.
Saya ambil contoh dari teman saya, Dini, yang kerja di perusahaan logistik di Bandung. Waktu awal PSBB, operasional gudang dibatasi. Banyak perusahaan bingung. Tapi perusahaan Dini langsung aktifkan protokol darurat:
-
Tim warehouse dibagi jadi dua shift bergantian, dengan jadwal rotasi ketat.
-
SOP disederhanakan tapi tetap mencakup check-list sanitasi.
-
Semua approval jadi digital via Google Form dan WhatsApp.
Mereka sudah menyiapkan itu sejak 2018, saat ikut pelatihan manajemen risiko.
“Gara-gara itu, order justru naik 200% karena kompetitor lain nggak siap,” cerita Dini.
Inilah bukti bahwa kebijakan operational yang dirancang sejak awal bisa jadi penyelamat saat badai datang. Bukan karena mereka jago ramal, tapi karena mereka siap skenario terburuk.
Menyusun dan Mengembangkan Kebijakan Operational yang Relevan di Era Digital
Kebijakan operational bukan dokumen yang sekali jadi, terus dilupakan. Ia harus terus ditinjau ulang. Kenapa? Karena dunia kerja berubah cepat.
Berikut langkah praktis menyusun kebijakan operational yang relevan dan bisa diimplementasikan:
Langkah 1: Audit Internal Proses yang Ada
Jangan mulai dari nol. Tinjau dulu apa yang sudah dilakukan tim sekarang. Tanya:
-
Mana yang bikin kerja jadi lambat?
-
Mana yang sering bikin miskom?
-
Proses mana yang rawan kesalahan?
Langkah 2: Libatkan Semua Divisi
Jangan hanya HR atau manajer. Tim operasional, teknisi, customer service—mereka tahu realita lapangan. Biarkan mereka beri masukan saat menyusun SOP.
Langkah 3: Gunakan Bahasa yang Manusiawi
Hindari jargon berlebihan. Gunakan kalimat aktif, langsung, dan jelas.
Contoh buruk:
“Pihak terkait diharapkan menjalankan kewajiban sesuai ketentuan.”
Contoh baik:
“Tim Admin wajib mengunggah laporan absensi ke Google Drive setiap Jumat pukul 12.00 WIB.”
Langkah 4: Uji Coba Dulu di Tim Kecil
Jangan langsung diberlakukan ke semua tim. Uji dulu di satu divisi, lalu evaluasi. Apa yang membingungkan? Apa yang bisa dipersingkat?
Langkah 5: Update Rutin Tiap 6 Bulan atau Saat Perubahan Besar
Misal: pindah tools dari Excel ke Notion, rekrut banyak karyawan baru, buka cabang.
Buat sistem feedback. Bisa pakai form anonim seperti:
-
Apakah SOP ini membantumu kerja lebih mudah?
-
Apa kendala saat menerapkannya?
Penutup: Kebijakan Operational yang Baik Bukan Mengikat, Tapi Membebaskan
Kita hidup di dunia kerja yang dinamis. Tapi justru di situlah kebijakan operational penting: bukan untuk membatasi kreativitas, tapi untuk memastikan arah yang jelas.
Tanpa kebijakan, kerja jadi serabutan. Inisiatif bagus pun bisa gagal karena implementasi yang nggak terarah.
Tapi dengan kebijakan yang:
-
Jelas
-
Adaptif
-
Dipahami semua orang
-
Diterapkan dengan human touch
… sebuah organisasi bisa bergerak lebih cepat, lebih tertib, dan lebih siap menghadapi tantangan apa pun.
Jadi, lain kali kamu melihat dokumen kebijakan operational—jangan anggap itu sebagai tumpukan file yang membosankan. Lihatlah itu sebagai peta jalan menuju organisasi yang lebih sehat.
Karena, dalam dunia kerja modern: kerja keras itu penting. Tapi kerja cerdas, rapi, dan sistematis? Itu yang bikin kamu selangkah lebih maju.
Baca Juga Artikel dari: Mengelola Risiko Operasional Secara Cerdas & Efisien
Baca Juga Konten dengan Artikel Terkait Tentang: Management
