Jakarta, opinca.sch.id – Bayangkan kamu bekerja di sebuah perusahaan distribusi besar. Setiap pagi, puluhan truk harus dikirim, ratusan stok harus diperiksa, dan ada belasan keluhan pelanggan yang menunggu solusi. Nah, pertanyaannya: apa dulu yang harus dilakukan? Di sinilah pentingnya memahami prioritas operational.
Secara sederhana, prioritas operational adalah proses memilih mana tugas yang harus dikerjakan lebih dulu berdasarkan urgensi, dampak terhadap kinerja, dan nilai strategis terhadap tujuan jangka panjang. Kedengarannya simpel? Tapi di lapangan, ini sering jadi sumber kekacauan jika tidak ditata dengan baik.
Misalnya, tim operasional di gudang bisa saja fokus pada pelabelan barang, padahal ada pesanan pelanggan penting yang terlambat diproses. Atau staf administrasi sibuk mengarsipkan dokumen, saat sistem IT internal lagi error. Ketika tidak ada penentuan prioritas yang jelas, hasilnya adalah overload, burnout, dan bahkan bisa jadi kehilangan pelanggan.
Di era bisnis modern yang serba cepat ini, perusahaan dituntut bukan hanya kerja keras, tapi kerja cerdas. Salah satunya ya dengan menempatkan prioritas operational di posisi sentral dalam manajemen harian.
Komponen Kunci dalam Menyusun Prioritas Operational
Menyusun prioritas bukan seperti menulis daftar belanjaan harian. Ada beberapa elemen penting yang wajib dipertimbangkan supaya sistem ini efektif, terutama untuk skala bisnis yang makin kompleks. Berikut beberapa komponen utamanya:
1. Urgensi vs Dampak
Tugas yang paling mendesak belum tentu yang paling berdampak. Maka, penting untuk membedakan antara “mendesak” (deadline dekat) dan “penting” (dampak besar pada perusahaan). Matrix Eisenhower sering dipakai untuk memetakan ini, di mana tugas dikategorikan berdasarkan urgensi dan pentingnya.
2. Visi dan Strategi Perusahaan
Prioritas harus sejalan dengan strategi jangka panjang. Jangan sampai tim sibuk mengerjakan hal-hal teknis yang sebenarnya tidak mendukung arah utama bisnis. Kalau visi perusahaan adalah digitalisasi, maka pelatihan digital harus jadi prioritas dibanding pembaruan prosedur manual.
3. Ketersediaan Sumber Daya
Kadang niat sudah mantap, tapi ternyata tim dan alat belum siap. Jadi, prioritas juga harus mempertimbangkan kapasitas sumber daya manusia, teknologi, dan biaya yang tersedia. Lebih baik menyelesaikan satu hal dengan tuntas daripada banyak yang setengah jalan.
4. Risiko Kegagalan
Apa konsekuensi jika hal ini tidak diselesaikan segera? Semakin tinggi risikonya, semakin tinggi pula posisinya dalam prioritas. Misalnya, jika sistem pembayaran error dan bisa mengganggu arus kas, maka itu harus didahulukan dibanding audit inventaris.
Komponen-komponen ini ibarat fondasi rumah. Kalau satu rapuh, struktur keseluruhan bisa goyah. Maka, membuat kerangka prioritas operational yang sistematis bukan pilihan, tapi kebutuhan.
Cara Menentukan Prioritas Operational yang Efektif
Setelah tahu unsur-unsur pentingnya, sekarang masuk ke teknis: gimana cara menetapkan prioritas yang konkret dan jalan?
1. Mapping Proses Operational
Mulailah dengan memetakan seluruh alur kerja operasional dari A sampai Z. Dari pengadaan bahan, produksi, distribusi, hingga pelayanan pelanggan. Ini akan membantu menemukan bagian mana yang sering menjadi bottle neck atau sumber gangguan.
2. Gunakan KPI dan Data
Data adalah teman terbaik dalam menetapkan prioritas. Misalnya, jika data menunjukkan waktu pengiriman selalu terlambat, maka logistik harus jadi fokus. Atau jika tingkat komplain pelanggan meningkat, berarti ada yang harus diperbaiki di frontliner atau kualitas produk.
3. Evaluasi Harian/Mingguan
Jangan anggap prioritas operational itu statis. Dunia bisnis itu dinamis. Maka, lakukan evaluasi rutin. Bisa harian, mingguan, atau bulanan tergantung intensitas kegiatan. Dalam evaluasi ini, tim bisa mengubah arah fokus jika memang dibutuhkan.
4. Melibatkan Tim
Sering kali, masalah ada di lapangan tapi manajemen nggak tahu. Maka, penting banget untuk melibatkan tim operasional dalam diskusi penetapan prioritas. Dengan begitu, mereka merasa dihargai dan hasilnya pun lebih akurat.
5. Gunakan Tools Digital
Tools seperti Trello, Asana, Notion, bahkan spreadsheet yang disusun rapi bisa jadi alat bantu efektif. Visualisasi pekerjaan dalam bentuk kanban atau gantt chart bisa membantu tim memahami alur kerja dan deadline dengan lebih jelas.
Studi Kasus dan Anekdot: Ketika Prioritas Operational Menentukan Nasib Perusahaan
Suatu hari di bulan Maret, sebuah perusahaan e-commerce lokal — sebut saja namanya “QuickMart” — tiba-tiba diserbu ribuan order karena flash sale tahunan. Namun, ada satu hal yang terlupakan: sistem warehouse mereka belum disiapkan untuk lonjakan sebesar itu.
Akibatnya? Pesanan terlambat dikirim, barang tertukar, pelanggan marah besar. Sosial media pun meledak dengan keluhan. Yang lucunya (dan tragisnya), divisi operasional saat itu justru sibuk melakukan pelatihan SOP baru—yang padahal tidak terlalu mendesak.
Manajemen akhirnya belajar bahwa menyusun prioritas operational bukan sekadar soal to-do list, tapi keputusan strategis yang bisa menyelamatkan atau menjatuhkan bisnis.
Sebaliknya, lihat bagaimana sebuah startup fintech bisa tumbuh pesat karena tahu cara menentukan prioritas. Saat pandemi, alih-alih ekspansi besar-besaran, mereka memilih memfokuskan tim hanya untuk menyempurnakan sistem transaksi digital dan layanan pelanggan 24 jam. Hasilnya? Tingkat kepuasan pelanggan naik drastis dan revenue pun stabil meski kondisi pasar sedang fluktuatif.
Cerita-cerita ini bukan fiksi. Mereka mencerminkan realitas bahwa kekuatan operasional itu bukan soal jumlah pekerja atau alat canggih, tapi tentang apa yang diprioritaskan, dan kapan.
Membangun Budaya Prioritas di Seluruh Lini Operasi
Menentukan prioritas bukan cuma tugas manajer atau kepala divisi. Seluruh tim harus paham pentingnya memilah mana pekerjaan yang benar-benar penting dan mendesak.
1. Buat SOP yang Fleksibel
SOP tetap penting, tapi harus fleksibel untuk mengakomodasi dinamika kerja. Misalnya, jika biasanya update sistem dilakukan di akhir pekan, tapi muncul gangguan di hari kerja, tim harus bisa segera beradaptasi.
2. Komunikasi Transparan
Komunikasi lintas tim sangat menentukan keberhasilan operasional. Tanpa komunikasi yang jujur dan terbuka, tim bisa saja bekerja dalam arah berbeda dan malah memperlambat segalanya. Jadwalkan daily briefing, gunakan chat tools, dan buat ruang feedback yang aktif.
3. Training Prioritas untuk Semua Level
Banyak tim merasa semua pekerjaan penting. Tapi tidak semua punya dampak yang sama. Maka, adakan pelatihan tentang manajemen waktu, penentuan prioritas, dan cara berpikir strategis. Ini akan sangat membantu dalam eksekusi di lapangan.
4. Reward and Realignment
Beri penghargaan untuk tim yang berhasil menyelesaikan tugas-tugas prioritas tepat waktu dan berdampak tinggi. Tapi juga jangan ragu melakukan realignment jika prioritas berubah. Ini bukan soal siapa salah, tapi siapa cepat adaptasi.
Penutup: Saatnya Menempatkan Prioritas Operational sebagai Nafas Bisnis
Di dunia yang serba cepat, salah langkah sekecil apa pun bisa berdampak besar. Maka, menentukan prioritas operational bukan lagi pilihan, tapi nafas yang harus dijaga oleh setiap entitas bisnis—besar atau kecil.
Dengan strategi yang tepat, alat yang mendukung, dan keterlibatan seluruh tim, prioritas bukan hanya membantu menyelesaikan tugas lebih cepat, tapi juga membuat seluruh organisasi berjalan ke arah yang sama: maju, efisien, dan kompetitif.
Dan kalau kamu bekerja di dunia operasional, percayalah, hari ini bisa jadi lebih ringan kalau kamu tahu apa yang harus dikerjakan duluan.
Baca Juga Konten dengan Artikel Terkait Tentang: Management
Baca Juga Artikel dari: Investor Relations: Bangun Kepercayaan & Koneksi Asik
